AG et cahier des charges 2018

Assemblée générale | Ordre du jour

  • Approbation du procès-verbal de l’assemblée générale de 2017
  • Rapport de la Présidente sur l’activité de l’association en 2017
  • Présentation du cahier des charges 2018
  • Présentation des comptes
  • Rapport des vérificateurs de compte
  • Décharge au comité pour la gestion des comptes
  • Elections des personnes responsables de la vérification des comptes pour l’exercice 2018
  • Approbation du budget
  • Élections et démissions du comité et de la présidence
  • Questions diverses
  • Clôture

Cahier des charges | Objectifs 2018

La fixation d’objectifs chaque année fait partie des devoirs du comité, qui doit remettre selon les statuts un cahier des charges à l’ensemble de membres un mois avant la tenue de l’Assemblée générale. Le présent cahier des charges comprend :

  • des objectifs et les motifs pour lesquels ils ont été définis ;
  • pour chaque objectif, les mesures stratégiques pour l’atteindre et une description des principales étapes pour l’application desdites stratégies ;
  • une évaluation du niveau de priorité selon une échelle allant de 1 à 3, soit 1 pour priorité absolue, 2 pour priorité forte, 3 pour priorité basique.

OBJECTIFS

  1. Recrutement de membres pour le comité

Motivation | Nécessité d’élargissement du comité d’au moins trois membres afin de pouvoir répondre aux besoins de l’Association en termes de gestion interne (mise à jour des membres, envoi des demandes de cotisations, communication sur les réseaux sociaux et le site web)

Démarche | Organisation d’une réunion de présentation de l’Association et création, annonce et diffusion des activités et événements à venir, ainsi que la prochaine date de réunion du comité

Public | Trois différents types, principalement :

  • corps professoral, intermédiaire, doctorant·e·s et assistant·e·s des instituts de l’IEPHI et de l’ISS
  • étudiant·e·s ayant récemment obtenu leur bachelor
  • Alumni s’étant investi dans l’Association auparavant ou connaissant des membres prêt·e·s à s’investir

Communication |  Trois  types  de  communication,  en  fonction   des   publics   cités précédemment :

  • prise de contact avec la direction des instituts de l’IEPHI et de l’ISS, la direction du Décanat SSP ainsi que la présidence des associations COSPOL, AESSP, ACISSP et l’ACIDUL.
  • échanges avec plus d’une soixantaine d’étudiant·e·s ayant obtenu leur bachelor récemment via email et WhatsApp, puis organisation d’une réunion de présentation de l’ASSOPOL
  • reprise de contact avec certain·ne·s Alumni par email et rencontre en personne Mise en œuvre | Les différentes prises de contacts et la réunion de présentation ont été effectuées ; le comité a été élargi pour les besoins prévus.

Priorité | 1

Échéancier | Avant l’envoi des courriers annuels (au plus tard mi-avril)

  1. Augmentation d’un tiers des effectifs de l’Association

Motivation | Déficit de visibilité de l’association sur le campus, d’où le besoin de tester des stratégies de développement afin d’évaluer dans quelle mesure la connaissance de l’Association augmente le nombre d’adhésions à cette dernière

Démarche | Organisation d’évènements ouverts aux non-membres, si possible sur le campus et présentant une forte attractivité (soirée à Zelig à la rentrée, conférence publique avec Micheline Calmy-Rey). Mise en place de partenariats avec des associations/institutions actives sur le campus. Présentation de l’association dans les auditoires de troisième année de bachelor et premières et deuxième années de master. Envoi de la liste des évènements au Décanat et aux instituts de l’IEPHI et de l’ISS.

Public | Personnes actuellement sur le campus aptes à faire partie du réseau (étudiant·e·s nouvellement diplômé·e·s, corps professoral, doctoral et intermédiaire)

Communication | Campagne d’affiches dans les principaux bâtiments de l’Université sur tout le campus, mobilisation et promotion sur les réseaux sociaux. Prise de contact avec les associations estudiantines (COSPOL, AESSP) et les instituts de l’ISS et de l’IEPHI, ainsi qu’avec les personnes/entités concernées par les évènements (Micheline Calmy-Rey, Zelig).

Mise en œuvre | Toutes les prises de contact ont été effectuées avec succès. Organisation des évènements en cours, présentation dans les auditoires également.

Priorité | 3

Échéancier | Fin juin

  1. Rétablissement des cafés politiques

Motivation | Renforcement des liens entre les membres en permettant à ceux-ci de se retrouver autour d’un événement historiquement lié à l’association. De nombreux membres ayant signalé regretter l’absence des cafés politiques et de l’intérêt intellectuel qu’ils y portaient, il s’agirait également d’offrir la possibilité d’un débat de qualité aux membres que l’aspect intellectuel de l’Association intéresse.

Démarche | Organisation d’au moins deux cafés politiques de format différent, l’un assez confidentiel (environ 20 personnes prévues) s’approchant d’un événement du type table ronde et l’autre mettant en lumière un invité connu pour une audience plus large (environ 100 personnes)

Public | Membres habitués de l’association intéressé·e·s à participer aux évènements thématiques et à retrouver des visages familiers

Communication | Mise à l’agenda des cafés politiques par courrier annuel, par newsletter, sur le site web et promotion sur les réseaux sociaux

Mise en œuvre | Ressources actuellement réduites, mise en application à partir de mi-mars selon disponibilité du comité

  • prise de contact avec les intervenant·e·s
  • organisation logistique et médiatique (location de salles en ville de Lausanne)
  • accueil des cafés politiques
  • relai sur les réseaux sociaux suite à l’événement

Priorité | 2

Échéancier | Cafés politiques à l’occasion des votations du 10 juin puis avec le 26 septembre avec Micheline Calmy-Rey

  1. Echange entre membres d’un même domaine professionnel

Motivation | Permettre à des membres travaillant dans un certain domaine professionnel de se rencontrer et favoriser l’émergence d’un réseau professionnel

Démarche | Organisation d’un à trois « petits déjeuners », « lunch » ou « apéro » par domaine professionnel (« journalisme et communication »/ « RH et administration »/ « organisations et institutions internationales »), selon les ressources disponibles

Public | Membres intéressé·e·s à rencontrer des personnes issu·e·s d’un domaine professionnel particulier et souhaitant s’y créer un réseau

Communication | Mise à l’agenda du programme dans le courrier annuel. Information au cours de l’année par newsletter, sur le site web et sur les réseaux sociaux des informations

Mise en œuvre | Ressources actuellement réduites, contact avec les associations d’Alumni de l’IDHEAP et de HEC pour augmenter l’intérêt et les ressources

  • prise de contact avec les partenaires et possiblement d’ancien·ne·s membres
  • organisation logistique et médiatique
  • relai sur réseaux sociaux avant et suite à l’événement

Priorité | 3

Échéancier | Fin de l’année, en fonction d’éventuels partenariats et sous réserve de ressources disponibles